Perustelut
Aluehallitus on kokouksessaan 10.10.2022 (20/2022 § 249) hyväksynyt hankinta- ja sopimusohjeen noudatettavaksi hyvinvointialueella ja lisäksi valtuuttanut hyvinvointialuejohtajan tekemään vähäisiä muutoksia hankinta- ja sopimusohjeeseen. Hankinta- ja sopimusohjeessa säädetään hankintojen operatiivisesta suorittamisesta hyvinvointialueella sekä päätösvallasta hankinnoissa ja otto- sekä antovuokrauksessa.
Hyvinvointialueella kaikki hankinnat pyritään suunnittelemaan etukäteen. Hankinta- ja sopimusohjeessa säädetään, että hankintasuunnitelma käsitellään ja hyväksytään vuosittain aluehallituksessa. Hankinta- ja sopimusohjeessa on edellä mainitun lisäksi määritelty viranhaltijoiden päätösvaltuudet hankintasuunnitelman ulkopuolisissa hankinnoissa. Hankintasuunnitelman ulkopuolisilla hankinnoilla tarkoitetaan esimerkiksi hankintoja, joita ei ole ollut etukäteen mahdollista suunnitella ja joiden euromääräiset arvot jäävät sopimuskaudella melko vähäisiksi.
Etenkin pienimuotoisia rakennushankkeita, kuten tilojen muutostöitä joudutaan tekemään nopeallakin aikataululla tilojen muokkaamiseksi toiminnan tarpeisiin sopiviksi. Tämän tyyppisiä hankintoja ei ole aina mahdollista suunnitella etukäteen. Hankinta- ja sopimusohjeessa määriteltyjä päätösvaltuuksia hankintasuunnitelman ulkopuolisille hankinnoille sovelletaan edellä mainitun kaltaisissa tilanteissa.
Lisäksi hankinta- ja sopimusohjeessa säädetään viranhaltijapäätöksen laatimisesta hankinnoissa, joiden euromääräinen arvo ylittää 3.000 euroa.
Hankintavaltuuksien päivittänen rakennuttamisen ja hankekehityksen vastuuyksikön osalta
Keväällä 2024 järjestetyn yt-menettelyn lopputuloksena konsernipalveluiden vastuualueiden määrää on vähennetty. Yhtenä osana toteutettua organisaatiouudistusta rakennuttamisen vastuualue on siirretty vastuuyksiköksi teknisten palveluiden vastuualueelle. Tekninen johtaja toimii em. vastuualueen johtajana ja rakennuttajajohtaja toimii rakennuttamisen ja hankintakehityksen vastuuyksikön päällikkönä. Ennen organisaatiouudistusta rakennuttajajohtaja toimi vastuualuejohtajana.
Hankinta- ja sopimusohjeen sivulla 26. todetaan seuraavaa päätösvallasta hankintasuunnitelman ulkopuolisissa hankinnoissa:
Vastuualuejohtaja
Voi päättää omaa vastuualuettaan koskevista hankinnoista seuraavasti:
- EU-kynnysarvon alittavat hankinnat, pois lukien rakennusurakat ja sosiaali- ja terveyspalvelut
- Teknisten palveluiden ja rakennuttamisen vastuualuejohtaja voivat lisäksi päättää kansallisen kynnysarvon alittavien rakennusurakoiden hankinnasta”
ja lisäksi
Vastuuyksikön päällikkö
Voi päättää omaa vastuuyksikköään koskevista hankinnoista seuraavasti:
Kansallisen kynnysarvon alittavat tavara- tai palveluhankinnat
Edellä mainitun organisaatiouudistuksen jälkeen rakennuttaminen ja hankekehitys ei siis enää ole vastuualue, vaan vastuuyksikkö, josta johtuen sillä ei ole enää vastuualuejohtajaa, vaan vastuuyksikön päällikkö. Prosessinäkökulmasta tarkasteltaessa rakennuttajajohtajan tehtävänä on kuitenkin edelleen vastata esimerkiksi tilojen pienimuotoisista muutostöistä. Hankinta- ja sopimusohjeen nykykirjauksen mukaan lähes kaikki aiemmin rakennuttajajohtajan tehtäväksi tulleet hankintapäätökset ovat siirtyneet teknisen johtajan tehtäväksi. Tämä ei ole tarkoituksen mukaista, koska valmisteluvastuu ja paras tieto kyseessä olevista hankinnoista on edelleen rakennuttajajohtajalla. Näin ollen kyseiset hankintapäätökset tulisi edelleen voida tehdä rakennuttajajohtajan toimesta. Tästä syystä edellä mainittu hankinta- ja sopimusohjeen (liite 1) kohta esitetään päivitettävän seuraavaan muotoon:
Vastuualuejohtaja
Voi päättää omaa vastuualuettaan koskevista hankinnoista seuraavasti:
- EU-kynnysarvon alittavat hankinnat, pois lukien rakennusurakat ja sosiaali- ja terveyspalvelut
- Teknisten palveluiden vastuualuejohtaja voi lisäksi päättää kansallisen kynnysarvon alittavien rakennusurakoiden hankinnasta”
ja lisäksi
Vastuuyksikön päällikkö
Voi päättää omaa vastuuyksikköään koskevista hankinnoista seuraavasti:
- Kansallisen kynnysarvon alittavat tavara- tai palveluhankinnat
- Rakennuttamisen ja hankekehityksen vastuuyksikön päällikkö voi lisäksi päättää kansallisen kynnysarvon alittavien rakennusurakoiden hankinnasta”
Tällä muutoksella sekä teknisten palveluiden vastuualuejohtajalla että rakennuttamisen ja hankekehityksen vastuuyksikön päälliköllä olisi jatkossa samat valtuudet tehdä päätöksiä kansallisen kynnysarvon alittavien rakennusurakoiden hankinnasta, kuin edellä mainituilla positioilla oli ennen vuonna 2024 tehtyä organisaatiouudistusta.
Poikkeaminen hankintapäätöksen laatimisvelvoitteesta turvallisuustilanteeseen liittyväistä syistä ja laatimisvelvoitteen euromääräisen alarajan muuttaminen
Hankinta- ja sopimusohjeen sivulla 2, kohdassa 1 todetaan seuraavaa:
"Kirjallinen, perusteltu viranhaltijapäätös hankinnasta tai tilauksesta on tehtävä, jos hankinnan tai tilauksen ennakoitu arvo on vähintään 3.000 euroa (arvonlisäveroton arvo)."
ja sivulla 7, kohdassa 1.3 seuraavaa:
”Kaikista vähintään 3.000 euron hankinnoista tehdään hankintapäätös. Jos hankinta tehtiin kilpailuttamatta, hankintapäätöksen perusteluissa on kerrottava, mitä yllä mainittua perustetta käytettiin ja miksi se soveltui kyseiseen hankintaan. Jos perusteena on esimerkiksi se, että kilpailuttamisen kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn, perusteluissa on arvioitava mainitut kustannukset ja todennäköinen hyöty. Jos hankinnan kohteella katsotaan olevan vain yksi mahdollinen toimittaja, tulee hankintapäätöksen perusteluissa kertoa, miten asia on selvitetty.
Hankinta- ja logistiikkapalveluiden tekemistä, keskitetyn tietojärjestelmän kautta kulkevista vähintään 3.000 euron tavarahankinnoista ei tehdä erikseen hankintapäätöstä vaan sähköinen ostotilaus. Hankinnoista järjestetään vapaamuotoinen kilpailutus ja tarjouskilpailun voittanut tarjous kirjataan keskitettyyn tietojärjestelmään.”
Näiden kirjausten tarkoituksena on varmistaa hyvinvointialueen hankintapäätösten avoimuus ja taata, että myös pienimuotoiset hankinnat perustellaan kirjallisesti sekä varmistaa, että myös pienimuotoisista hankinnoista tehdään hankintapäätös.
Hankinta- ja sopimusohje on laadittu hyvinvointialueen toiminnan käynnistymisvaiheessa, jolloin organisaation rakenne ja hankintojen kokonaismäärä eivät olleet vielä täysin tiedossa. Alkuvaiheessa pidettiin erityisen tärkeänä, että viranhaltijat tekivät hankintapäätöksiä matalalla kynnyksellä, jotta hankintojen kokonaismäärää voitiin hahmottaa paremmin. Tästä johtuen hyvinvointialuejohtaja päätti 2.12.2022 (34/2022) tiukentaa hankintapäätöksen laatimisvelvoitteen alarajaa 10.000 eurosta 3.000 euroon.
Hyvinvointialueen alkuvaiheessa oli myös tärkeää seurata pienhankintoja, jotta niitä voitiin ohjata kilpailutettaviksi ja sisällyttää hankintasopimusten piiriin. Vuosina 2023 ja 2024 kunnilta siirtynyt hankintavelka on pääosin purettu, ja hankinnat on saatu hallitusti hankintasopimusten piiriin. Nykyisin hankintapäätösvelvoitetta sovelletaan hankintalain kynnysarvon ylittävien hankintojen lisäksi merkittävässä määrin kertaluonteisiin, euromääräisesti hyvin pieniin hankintoihin.
Hyvinvointialueen laajuudesta ja toimialakohtaisista eroavaisuuksista johtuen kertaluontoisia hankintoja tehdään kuitenkin joissakin organisaation osissa, kuten teknisissä palveluissa, lukumääräisesti melko paljon. Vaikka yksittäisiin kertahankintoihin kohdistuu vain vähän määrärahoja, ne muodostavat merkittävän osan kaikista hankintapäätöksistä. Tämä on johtanut tilanteeseen, jossa päätöksenteon kustannukset voivat ylittää hankinnasta saadun hyödyn tai jopa koko hankinnan arvon.
Koska hankintavelan purkaminen on saatu pitkälti suoritettua ja kokonaiskuva hankinnoista on selkeytynyt, olisi perusteltua palauttaa hankintapäätösvelvoitteen euromääräinen raja alkuperäiseen 10.000,00 euroon.
Hankinta- ja sopimusohjeen hyväksymisen jälkeen globaali turvallisuustilanne on muuttunut merkittävästi. Tämän seurauksena kansalliseen turvallisuuteen ja huoltovarmuuteen liittyvät seikat ovat nousseet entistä tärkeämmiksi. On odotettavissa, että näihin aihepiireihin liittyviä hankintoja tullaan tekemään jatkossa jonkin verran.
Julkisuuslain (621/1999) mukaan viranhaltijapäätös voidaan määritellä salaiseksi, mikäli sen julkisuus voisi vaarantaa yleistä turvallisuutta tai yhteiskunnan toimintakykyä. Tätä periaatetta voidaan soveltaa myös hankintapäätöksiin.
Käytännössä hyvinvointialue saattaa kuitenkin tarvita pienehköjä hankintoja, joiden tiedot ovat huoltovarmuuden tai muun turvallisuustilanteen vuoksi arkaluonteisia. Tällaisissa tapauksissa hankintapäätöksen salassapito ei välttämättä ole tarkoituksenmukaisin ratkaisu. Sen sijaan olisi perusteltua mahdollistaa poikkeaminen euromääräisestä viranhaltijapäätösvelvoitteesta, koska hankintalaki ei aseta euromääräiselle tasolle kynnysarvon lisäksi muita velvoitteita. Tämän kaltaisten hankintojen määrä arvioidaan vähäiseksi, eikä niiden taloudellinen vaikutus hyvinvointialueelle ole merkittävä.
Edellä mainituista syistä hankinta- ja sopimusohjeen (liite 1) edellä mainittuja kohtia ehdotetaan päivitettäväksi seuraavasti:
"Kirjallinen, perusteltu viranhaltijapäätös hankinnasta tai tilauksesta on tehtävä, jos hankinnan tai tilauksen ennakoitu arvo on vähintään 10.000 euroa (arvonlisäveroton arvo). Mikäli hankinnalla arvioidaan olevan vaikutuksia yleiseen turvallisuuteen, huoltovarmuuteen, maanpuolustukseen, turvallisuusviranomaisiin tai poliisin operaatioihin, voidaan tästä viranhaltijapäätösvelvoitteesta poiketa. Tämä ei kuitenkaan koske hankintoja, jotka ylittävät hankintalain kansallisen kynnysarvon, joista on aina laadittava viranhaltijapäätös."
”Kaikista vähintään 10.000 euron hankinnoista tehdään hankintapäätös. Jos hankinta tehtiin kilpailuttamatta, hankintapäätöksen perusteluissa on kerrottava, mitä yllä mainittua perustetta käytettiin ja miksi se soveltui kyseiseen hankintaan. Jos perusteena on esimerkiksi se, että kilpailuttamisen kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn, perusteluissa on arvioitava mainitut kustannukset ja todennäköinen hyöty. Jos hankinnan kohteella katsotaan olevan vain yksi mahdollinen toimittaja, tulee hankintapäätöksen perusteluissa kertoa, miten asia on selvitetty.
Hankinta- ja logistiikkapalveluiden tekemistä, keskitetyn tietojärjestelmän kautta kulkevista vähintään 10.000 euron tavarahankinnoista ei tehdä erikseen hankintapäätöstä vaan sähköinen ostotilaus. Hankinnoista järjestetään vapaamuotoinen kilpailutus ja tarjouskilpailun voittanut tarjous kirjataan keskitettyyn tietojärjestelmään."