Perustelut
Aluehallitus käsitteli tietojohtamisen projektin kustannukseen liittyvää lisärahoitusta kokouksessaan 4.12.2023 (328 §). Tietojohtamisen projektin kustannusten ylityksen ja lisäkustannuspyynnön (547 328 €) vuoksi aluehallitus pyysi selvitystä 2M-IT:n toimitusjohtaja Jari Nevalaiselta tietojohtamisen projektin kokonaisuudesta. Selvitystä pyydettiin tietoalustan toteutuksesta sekä asetusvalmistelussa tiedossa olevien mittareiden ja raporttien sekä raportoinnin käyttötapausten mukaisen vähimmäistietosisällön tuottamisesta peilaten projektin toteumaa suhteessa aluehallituksen hyväksymiin (17.6.2022/160§, 16.11.2022/295§) 2 M-IT:n tarjouksiin ja projektisuunnitelmaan.
Jari Nevalainen toimitti selvityksen sähköpostitse 6.1.2024. Selvitykseen pyydettiin lisäselvitystä hyvinvointialuejohtajan pyynnöstä 9.1.2024, koska aiemmin toimitetusta selvityksestä ei käynyt ilmi perusteet projektin alihankkijoiden kustannuksien ylityksiin suhteessa tarjouspyyntöön ja keskeneräisiin tuotoksiin. Lisäselvityksestä näkyy, että tietosisällön osalta kustannusten toteuma oli huomattava, vaikka tuotokset (saatavuus, tarve, kustannukset) eivät valmistuneet projektin puitteissa. Projektissa tuli myös 2 M-IT:lle teknisiä haasteita ja ongelmia, jotka vaativat lisäresursseja ja ratkaisuaikaa.
Selvityksistä käy ilmi, että 2M-IT:n toimittamissa tietoalustan ja tietosisällön tarjouspyynnöissä olleita kertakustannuksia ei osattu 2M-IT:llä arvioida ja resursoida oikein, vaikka 2M-IT on toteuttanut vastaavaa kehitystyötä mm. Pohjanmaan hyvinvointialueella.
Selvityksessä nostettiin esille, että vaadittavien lähdejärjestelmäintegraatioiden määrää ei ollut selvillä projektin alussa. Lähdejärjestelmien kartoitus on kuitenkin tehty projektissa erillisenä selvityksenä ja järjestelmät listattu projektisuunnitelmaan. Näiden integraatiokustannusten osalta aluehallitus päätti marraskuussa 2022 rahoituksen, jonka mukaisesti Satakunta on osaltaan toiminut.
Vähimmäistietosisällön ulottuvuudet (tarve, saatavuus, voimavarat, kustannukset), on sovittu projektisuunnitelmassa ja ohjausryhmässä. STM:n VIRTA-hankkeessa (vuoden 2023 loppuun asti) on kansallisesti DigiFinlandin toimesta kehitetty ja toteutettu vähimmäistietosisältöä, joka on järjestämislain 29§:ssä. DigiFinland on myös pitänyt VIRTA-hankkeen valmistelusta infoja toimittajille. Selvityksestä ei käy ilmi, onko 2 M-IT ollut mukana näissä DigiFinlandin tapaamisissa. Selvityksessä on nostettu myös VIRTA-hankkeen saatavuus-ulottuvuuden kansallinen testaus ja sen kuormittavuus alihankkijan asiantuntijoille. Satakunnan näkökulmasta tähän testaukseen osallistuminen toi nimenomaan projektin alihankkijan asiantuntijoille tarvittavaa lisätietoaja helpottaen ko. ulottuvuuden toteuttamista Satakunnassa.
2M-IT:n projektihallinta on ollut projektissa puutteellista henkilöstövaihdoksista ja -puutteista johtuen. Projektin vetäjänä toimi 2M-IT:n projektipäällikkö. Vuonna 2022 projektin ohjausryhmänä toimi tiedolla johtamisen työryhmän oman työnsä ohella. Ohjausryhmän kokoonpanoa päivitettiin Satakunnan hyvinvointialueen aloittaessa. Ohjausryhmän tehtävänä oli tietojohtamisen projektin toteutumisen seuranta, ohjaus ja arviointi. Hanke- ja projektipäällikön poissaolon/puuttumisen vuoksi huhtikuu 2023-elokuu 2023 aikana ohjausryhmä ei kokoontunut sovitun aikataulun mukaisesti eikä poissaolojen takia saanut kustannusten seurannan ja projektin muun toteutuksen osalta tarvittavia tietoja. ICT-muutoshankkeen ohjausryhmässä oli myös tietojohtamisen projektin seuranta.
Projekti jakautui sekä tietoalustan että tietosisällön rakentamiseen. Tietosisällön rakentamisen kustannukset johtuivat alihankkijoiden osalta asiantuntijoiden toteutuneista työtunneista. Selvityksessä ei käy ilmi, miksi kustannusten toteuma asiantuntijoiden toteutuneiden työntien osalta ylittyivät. Projektissa maksettiin vain asiantuntijoiden toteutuneista työtunneista. Asiantuntijat eivät voineet toteuttaa tuotoksia lähdejärjestelmätoimittajien viivästymisistä ja puutteellisesta datasta johtuen. Lähdetoimittajien viivästykset ja lähdejärjestelmien puutteellinen data aiheuttivat toki sen, että projekti ei pysynyt aikataulussa eikä sovittuja tuotoksia voitu osin toteuttaa. Lähdejärjestelmäviivästyksiä ja datapuutteita oli mm. henkilöstöhallinnon, talouden ja sosiaalihuollon järjestelmien osalta.
Selkeitä, projektin aikana tunnistettuja asioita, jotka vaikuttivat projektin etenemiseen, työmääriin ja kustannuksiin, olivat lähdejärjestelmien aikataulu- ja dataongelmat, puutteiden ja määritysten vaatima selvittely, sekä validointiin ja testaukseen tarvittu huomattava ajankäyttö (PL & Netum & Tietoevry). 2M-IT kilpailutti projektin aikana alihankkijansa. Ja tämän takia projektin aikana tietosisällön osalta vaihdettiin yhden alihankkijan mallista kahden alihankkijan malliksi. Tämä aiheutti Satakunnalle paljon lisätyötä, kun asioita käsiteltiin kahden eri alihankkijan asiantuntijoiden kanssa, joiden vähimmäistietosisältöön liittyvien asioiden tuntemus oli eri tasoista.
2M-IT on tunnistanut kehittämiskohteita, joiden avulla 2M-IT pyrkii jatkossa projektien parempaan projektihallintaan sekä kustannusten että työmäärien laskentaan. 2M-IT tarkentaa mm. projektitoimeksiantoja, joita tehdään vain tiedossa olevien sisältöjen osalta. Jos projektissa on epävarmuuksia, se pilkotaan 3kk osaprojekteihin. Toimittajatoimeksiannot sovitaan tunnistettuihin sisältöihin, ei määräaikaan ja henkilöallokaatioon. Epävarmuudet ja ohjausmallit sovitaan tarkemmin projektien alussa. Projektitarjoukset ja -sopimukset tehdään suunnittelun rajoissa, ei määrärahan.
Selvitys on käsitelty hyvinvointialueen johtoryhmässä 22.1.2024.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.