Perustelut
Valtuustoaloite 15.4.2024 muutosjohtaminen
Satakunnan hyvinvointialueelle siirtyi henkilöstöä 21 eri organisaatiosta. Uuteen organisaatioon siirtyi samalla 21 eri organisaation toimintatavat ja -kulttuurit. Vuoden 2023 alussa kaikki liikenevä resurssi kohdennettiin palvelujen turvaamiseen siirtymä- ja muutostilanteessa ja tässä onnistuttiin. Alkuvuoden kriittisen tilanteen jälkeen uuteen organisaatioon luotiin rakenteet ja prosessit sekä aloitettiin yhtenäisen toimintakulttuurin luominen. Kaikessa työssä toimintaa ohjaa Satakunnan hyvinvointialueen strategian arvot: inhimillisyys, ammatillisuus, luottamus ja yhteistyö.
Yhtenäisen toimintakulttuurin luominen on tarkoittanut aiemmasta pois oppimista sekä uuden organisaation toimintatapojen luomista ja juurruttamista. Organisaation arvot ja toimintatavat omaksutaan vasta ihmisten välisen yhteistyön myötä, mikä vie aikaa etenkin isoissa organisaatioissa. Toimiva muutosjohtaminen sisältää kohtaamisia, dialogia, viestintää sekä toimenpiteiden ymmärryksen muodostamista yhteistyössä, jotta päästään parhaaseen mahdolliseen tulokseen. Esihenkilön ja johtajan rooli on keskeinen. Ideana on, että esihenkilö toimii palvelevalla otteella varmistaen henkilöstölle fasiliteetit työssä onnistumiselle (osaaminen, välineet, tuki ja palaute). Muun muassa näiden syiden vuoksi Sata-alue haki heti vuonna 2023 Kevalta työelämän kehittämishankerahoituksen organisaatiokulttuurin kehittämisen tueksi.
Seuraavassa on koottuna asioita, joilla tuetaan ja varmistetaan muutosjohtamisen onnistuminen. Monissa asioissa alkuun on päästy vasta vuoden 2024 aikana, sillä vuonna 2023 keskityttiin palvelutuotannon jatkuvuuden varmistamiseen. Kulttuurimuutos etenee hitaasti Suomen historian yhdessä suurimmassa muutoksessa, jota on valmisteltu kolmen vuosikymmenen ajalla. Oikotietä toimivaan muutosjohtamiseen sekä sille, että henkilöstö tuntee ylpeästi olevansa osa Sata-aluetta ei ole, mutta olemme hyvässä alussa.
MUUTOSOHJELMA
Sata-alueen strategiaa toteuttamaan on laadittu muutosohjelma, jota johtaa muutosjohtaja ja vastuu ohjelman toteuttamisesta on nimetyillä henkilöillä linjajohdolla. Muutosohjelman kohdassa 3.3. on tavoitteena, että organisaation johtamisosaaminen on erinomaisella tasolla. Tavoite on vaativa ja vie aikaa, sillä on havaittu, että organisaatiossa johtamis- ja esihenkilöosaamisessa on suuria eroja.
Osana hyvinvointialueen muutosohjelman kohtaan 3. (toimimme ammatillisesti) osaamisen kehittämisen yksikkö toteutti keväällä 2024 johtamis- ja esihenkilötyön osaamistarvekyselyn. Kyselyn tulokset antoivat arvokasta tietoa siitä, millaisia tarpeita ja toiveita johtajilla ja esihenkilöillä on oman osaamisensa ja myös johtamistyön tukeen liittyvien foorumeiden kehittämiseen. Kyselyyn vastasi 253 esihenkilöä, joka on hieman yli kolmasosa kaikista.
Johtajien ja esihenkilöiden merkittävimmiksi koetut osaamistarpeet henkilöstön johtamisen osa-alueella liittyivät muutoskykyisyyden johtamiseen, jossa 81 % koki tarvetta lisätä osaamistaan. Osaamisen kehittämisen yksikkö on järjestänyt muutoskyvykkyyteen koulutuksia. Lisäksi tulokset osoittivat, että johtamisen ja esihenkilötyön kehittäminen on tärkeää sekä pitkäjännitteistä työtä. Sen on todettu olevan veto- ja pitovoiman kannalta yleisesti kansallisissa työelämään liittyvissä tutkimuksissa yksi merkittävin tekijä. Myös johtamista tulee johtaa. Tämä vaatii erityisesti keskijohdolta tavoitteiden kirkastamista ja ennen kaikkea muutoksen ja osaamisen johtamiseen priorisointia yhteistyössä.
INHIMILLISESTI KESTÄVÄ TYÖ SATAKUNNAN HYVINVOINTIALUEELLA – HANKE/KEVA
Osana muutosjohtamisen tukea Sata-alue sai Kevalta vuonna 2023 työelämän kehittämisrahaa yhteensä 75 000 €. Hankkeen päämääränä on kehittää työhyvinvointia ja inhimillisesti kestävää työtä Satakunnan hyvinvointialueelle sekä luoda yhtenäinen toimintakulttuuri. Tavoitetilana on, että Satakunnan hyvinvointialueen työnantajakuva on avoin, kannustava sekä osallistava.
Toimenpiteiden avulla lisätään hyvinvointialueelle veto- ja pitovoimaa sekä myönteistä työnantajamielikuvaa inhimillisesti kestävästä työpaikasta. Toimenpiteet kohdistuvat Satakunnan hyvinvointialueen toiminnan vakiinnuttamiseen ja kehittämiseen. Kohderyhminä ovat hyvinvointialueen koko henkilöstö, esihenkilöt ja johto.
Tavoitteina on laatia työyhteisöohjelma sekä toteuttaa sitä, tukea ja valmentaa esihenkilöitä sekä johtajia inhimilliseen ja yhteistyötä korostavaan työkykyjohtamiseen, valmentaa työntekijöitä itsensä johtamiseen, työntekijä- ja tunnetaitoihin oman työkyvyn edistämiseksi, laatia inhimillisen työn toimintamallit työntekijöiden, esihenkilöiden ja johdon käyttöön sekä antaa työkaluja henkilöstölle ja esihenkilöille arvostamisen kulttuuriin, työn merkityksellisyyden tukemiseen, toisten kohtaamiseen, inhimillisyyteen sekä yhteistyöhön.
Hankkeen tuloksina työpaikkakulttuuria kehitetään avoimeen, arvostavaan ja yhteisöllisyyttä tukevaan suuntaan, edistetään henkilöstön työhyvinvointia yhteistyön avulla, työntekijätaidoilla, oman työn merkityksellisyyden kokemuksilla sekä osallistumisen mahdollisuuksilla sekä lisätään työkykyä ja työhyvinvointia itsensä johtamisen, tunnetaitojen, oman mielen johtamisen sekä yhteistyötaitojen avulla. Hankkeen toimenpiteiden tuloksena edistetään yhteistä työpaikkakulttuuria. Muutoskyvykkyyden kehittäminen on osa hankkeen koulutuksia ja sen toteutus on yhdistetty aiemmin kuvatun osaamisen kehittämisen yksikön esihenkilökoulutuksen osaksi. Hankkeen kouluttajana toimii kilpailutuksen perusteella Saara Tarumo Happy Company Oy:stä. Ko. teemoja koulutetaan työntekijätasolle, esihenkilöille, keskijohdolle sekä viimeisenä ylimmälle johdolle. Kuvassa 1. on esitelty Saara Tarumon koulutusosuuden teemat.
Hankkeen osalta on käynnissä parhaillaan työpajat esihenkilöille, myöhemmin myös keskijohdolle sekä ylimmälle johdolle. Ylimmän johdon työpaja on 4.12.2024. Siellä jatketaan johtamisen keinojen käsittelyä sekä edistetään em. teemojen haltuunottoa.
TYÖYHTEISÖOHJELMA OSAKSI HENKILÖSTÖOHJELMAA
Osana tulevaa työyhteisöohjelmaa (joka sisällytetään osaksi henkilöstöohjelmaa) em. teemat nivoutuvat työkaluiksi inhimillisesti kestävän työn kulttuurin rakentamisessa. Työyhteisöohjelmaan on tähän saadun tiedon perusteella sisällytetty seuraavat teemat:
1. Strateginen ja inhimillinen työyhteisöjohtaminen
2. Ennakoiva työhyvinvointijohtaminen
3. Työkyvyn edistämisen ja tukemisen toimintatavat
4. Toimiva työturvallisuusjohtaminen sekä
5. Sujuva työterveysyhteistyö.
Työyhteisöohjelman idea on oivalluttaa koko hyvinvointialueen henkilöstöä sisältöjen tärkeydestä osana veto- ja pitovoimaa.
Jotta työyhteisöohjelman teemat olisivat tarkoituksenmukaiset, henkilöstöpalvelut ovat osana muutosohjelma 2023–2025 hankkinut FT Ossi Auralta työkykyjohtamisen ja työnhyvinvoinnin kokonaisanalyysin keväällä 2024. Analyysin avulla tarkennetaan tulevan työyhteisöohjelman painopisteitä. Teemat, joita ohjelmassa tulee olemaan ovat johtaminen, muutos, yhteisöllisyys, osallistaminen ja työntekijätaidot.
Analyysin tulokset on käsitelty yhteistyötoimikunnassa 17.5.2024. Johtoryhmä piti 19.8.2024 työpajan analyysin tulosten perusteella. Muutosjohtaminen on tässä mukana. Sen tuloksena hyvinvointialueen johtamiseen tunnistettiin kaksi tärkeää teemaa: 1. Tavoitteellinen johtaminen sekä 2. Palveleva johtajuus. Näiden teemojen sisältöjä syvennetään edelleen henkilöstöohjelman toimenpiteissä. Henkilöstöohjelma valmistunee vuoden 2024 loppuun mennessä.
TOIMIALUEILTA SAADUT LAUSUNNOT KOSKIEN MUUTOSJOHTAMISEN TILANNETTA
vs. HR-johtaja toimitti muutosjohtaja Anneli Lehtimäen pyynnöstä toimialueille lausuntopyynnön valtuustoaloitteeseen 31.5.2024.
Toimialueet korostivat johtamisessa avoimuutta, toimivaa tiedonkulkua, oikeudenmukaisuutta sekä palvelevaa johtamisotetta (servant leadership). Hallinto- ja toimintasääntöjen nähtiin luovan organisaatiolle rakenteen, jossa Sata-alueen arvojen mukainen johtaminen asettuu ja vie tavoitteita kohti. Organisaatioon luotujen lukuisten ohjeiden ja toimintatapojen nähdään suuntaavan kohti yhtenäistä toimintakulttuuria ja ne osaltaan tukevat muutoksen johtamista.
Yleiset periaatteet
- perustuvat arvoihin. Työtä tehdään inhimillisesti, ammatillisesti, luotettavasti ja yhteistyössä. Tavoitteena on työyhteisö, jossa jokainen työntekijä kokee olevansa arvostettu ja kuultu.
- perustuvat strategiaan
- johtamisen tulee tukea työhyvinvointia
- oikeudenmukaisuus ja tasapuolisuus
- osallistava ja vuorovaikutteinen johtaminen
- osaamisen kehittäminen keskeistä toiminnan parantamisen ja kehittämisen näkökulmasta
- hyvinvointialueen yhteisten linjausten ja ohjeiden tulee tukea muutosjohtamista ja työhyvinvointia.
- päätöksentekoprosessiin liittyy vahvasti asiantuntijanäkemyksen huomioiminen ja mahdollisimman objektiivinen asioiden käsittely. Lisäksi tehdyt päätökset ja linjaukset perustellaan.
Johtoryhmän työskentely
- ylläpidetään ilmapiiriä, jossa jokaisen panosta ja näkemystä arvostetaan
- on vapaus sanoa mielipiteensä ja olla myös eri mieltä muiden mielipiteiden kanssa
- pyritään varaamaan aikaa tarvittaville keskusteluille
- johtaja vastaa hänelle tuleviin kysymyksiin nopeasti ja mahdollisimman perusteellisesti
Osallistamisen periaatteet
- johtoryhmässä mukana henkilöstön edustaja, samoin vastuualueen johtoryhmässä henkilöstön edustaja on, mikäli vastuualueella on johtoryhmä.
- esim. aamukahvipalaverit, työpaikkakokoukset ja muut ajankohtaispalaverit käytössä, toimialueen info- ja kyselytunnit, sähköiset kyselyt, uutiskirjeet.
- tieto on avoimesti kaikkien käytössä, työtä helpottavia vinkkejä jaetaan, myös kuulumiset koulutuksista ja eri työryhmistä
- johtaja tiedottaa myös tärkeistä valmistelussa olevista ja tulevista asioista
- johtoryhmän kokoukset ovat vapaamuotoisia, niissä annetaan tilaa keskustelulle ja myös ”puhaltamiselle”,
- jokainen saa laittaa asioita johtoryhmän listalle, pelisäännöt on yhteisesti sovittu johtoryhmätyöskentelyn alkaessa
- johtoryhmä kokoontuu myös läsnäolopalaverein, mikä lisää turvallisuuden tunnetta ja yhteistyötä.
- asioiden valmistelulle pyritään mahdollisuuksien mukaan antamaan riittävä aika, jotta ihmiset ehtivät keskustella asioista myös omissa tiimeissään ja siten tarjota henkilöstölle laajasti mahdollisuuden osallistua ja vaikuttaa
- toiminta on selkeää ja tavoitteellista, jotta kaikilla on yhteinen ymmärrys, mitä ollaan tekemässä,
- henkilöstön ammattitaitoon luotetaan, osallistamisen seurauksena saadut tuotokset hyödynnetään.
Toimialueiden vastausten perusteella ei nähdä tarvetta ulkopuoliselle selvitykselle muutosjohtamisen tilanteen selvittämiseksi. Muutosjohtamisen osalta on vireillä ja toteutuksessa edellä mainittuja toimenpiteitä, joiden juurruttaminen organisaatioon ja sen johtamiseen vaatii vielä aikaa, pikavoittoja ei ole tarjolla. Työtä jatketaan johdonmukaisesti eteenpäin useiden vuosien ajan. Henkilöstöohjelman syklin esitetään ulottuvan peräti vuoteen 2030 saakka, mikä painottaa, että johtamisen kehittäminen samaan aikaan organisaation kustannusvaikuttavan toiminnan kehittäminen vie oman aikansa, sitä ei voi hoputtaa.
TYÖHYVINVOINTITUTKIMUS 2023
Syksyllä 2023 on tehty työterveyslaitoksen Mitä kuuluu (focus) työhyvinvointikysely. Työhyvinvointikyselyssä kartoitettiin organisaation palveluksessa olevien työntekijöiden työhyvinvointia ja siinä ilmeneviä kehittämiskohteita. Teemoina olivat työstä saatu palaute, työhön panostus, lähiesihenkilötyö, psykologinen turvallisuus, muutoskokemukset sekä työkyky. Kyselyyn vastasi 5 426 työntekijää vastausprosentin ollessa 52.
Vanhempi asiantuntija Mervi Halonen Työterveyslaitokselta analysoi tuloksia ja katsoi, että Satakunnan hyvinvointialueen tuloksissa ilahduttaa erityisesti oikeudenmukaiseksi koettu esihenkilötyö kaikissa ikäryhmissä. Tämä on tärkeää siksi, että nuoret, vasta alalle tulleet kiinnittyvät työpaikkaan ja saavat tukea omalta esihenkilöltään. Pitkään alalla olleilleen kokemus oman esihenkilön oikeudenmukaisesta toiminnasta puolestaan vahvistaa työpaikan pitovoimaa ja tukee työuralla jatkamista.
Kaksi kolmasosaa vastaajista koki työyhteisöjen yhteistyön toimivaksi ja lähes 70 % vastaajista koki, että tietoa jaetaan. Toimialueista lasten, nuorten ja perheiden palvelut erottuivat positiivisesti työyhteisön toimivuuden sekä lähijohtamisen osalta.
Tutkimuksessa todettiin, että Satakunnan hyvinvointialueen esihenkilöiden työkuormitus ja palautumisen puute oli hieman suurempaa kuin muilla hyvinvointialueilla. Lisäksi tulokset kertovat sote-uudistuksen aiheuttaneen kuormittuneisuutta ja stressiä, mutta kokemukset vaihtelevat paljon ammattiryhmien, ikäluokan ja toimialueiden välillä. Käynnissä oleva iso organisaatiouudistus on vielä kesken ja uudistuksen juurruttaminen edellyttää yhteistä kehittämistä työntekijöiden kanssa toteaa Mervi Halonen Työterveyslaitokselta tulosten johdosta. Vaikka kuormitustekijöitä tunnistetaan, niin Satakunnan hyvinvointialueella on paljon voimavaratekijöitä työyhteisöissä. Myönteistä on, että lähijohtaminen koetaan oikeudenmukaiseksi ja yhteistyö lisää työhyvinvointia.
Vuoden 2024 työhyvinvointitutkimus on työterveyslaitokset Mitä kuuluu kysely, joka on laajempi kuin vuoden 2023 tutkimus. Tutkimus tehdään loka-marraskuun aikana ja tulokset ovat käytettävissä viimeistään joulukuussa. Tutkimus antaa arvosta tietoa henkilöstön hyvinvoinnista sekä kehittämiskohteista organisaatiossa. Toisena työhyvinvoinnin mittarina on otettu käyttöön Kevan Pulssikysely. Sen ansiosta työyhteisöt pääsevät vähintään neljä kertaa vuodessa keskustelemaan oman yhteisönsä johtamisesta sekä työyhteisön toiminnasta. Pulssikyselyn tuloksia hyödynnetään myös HA-tason työhyvinvointityössä.