Perustelut
Hyvinvointialueen ICT kokonaisuuden toteutusta varten solmittiin väliaikaisen toimielimen (VATE) päätöksellä 21.12.2021 2M-IT Oy:n kanssa palvelusopimus osaamiskeskuksen perustamisesta. Tämän palvelusopimuksen puitteissa varmistettiin tarvittava ICT-asiantuntijavoimavara Satakunnan hyvinvointialueen ICT-ympäristön ensimmäisen vaiheen toteutukseen vuosina 2022–2023.
VATEn päätöksessä todettiin, että hyvinvointialueen ICT-ympäristön rakentaminen vie kolmesta viiteen vuoteen. Vuosien 2024–2026 aikana toteutetaan hyvinvointialueen strategian mukaiset keskeiset muutokset, kuten hyvinvointialueen yhteisen asiakastietojärjestelmän käyttöönotto vuosina 2023–2024, sekä yhteisen potilastietojärjestelmän käyttöönotto vuosina 2024–2025. Osaamiskeskus tarjoaa näihin sekä muihin ICT-ympäristön yhtenäistämistehtäviin tarvittavaa erikoisosaamista ja resursointia.
Aluehallituksen 14/2022 (178 §) hyväksymässä Satakunnan hyvinvointialueen ICT-toimintamallissa 2M-IT Oy on määritelty keskeisimmäksi ICT-kumppaniksi sekä jatkuvissa ICT-palveluissa että ICT-kehittämisessä. Osaamiskeskuspalvelun jatkaminen vahvistaa keskinäistä kumppanuutta ja osaltaan varmistaa voimavarojen saatavuuden sekä ensimmäisessä muutosvaiheessa syntyneen tietämyksen ja erityisosaamisen keskeytyksettömän hyödyntämisen.
Osaamiskeskuksesta laaditaan Satakunnan hyvinvointialueen ja 2M-IT Oy:n välinen palvelusopimus, jossa määritellään osaamiskeskuspalvelun hallintamalli. Sopimus on voimassa toistaiseksi kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Osaamiskeskukselle valitaan johtoryhmä, jonka puheenjohtajana toimii hyvinvointialueen edustaja. Johtoryhmän tehtävänä on varmistaa ICT-kehittämisessä tarvittava osaaminen ja asiantuntijavoimavarat. Osaamiskeskuksen toimintaa johtaa osaamiskeskuksen johtaja. Osaamiskeskus on pidempiaikainen yhteistyösopimus ja sen hinnoittelumalli on kustannusperusteinen. Pitkäkestoiset resurssivaraukset mahdollistavat edullisemman hinnoittelun normaaliin asiantuntijatoimeksiantoihin verrattuna (noin 30-35% edullisempi kustannus).
Sopimuksella ei muuteta tämänhetkistä käytäntöä eikä se sisällä uutta hankintaa, ja sopimuksen mukaiset kustannukset on huomioitu talousarviossa. Hankinnan ennakoitu arvo vuositasolla on noin 1,6 Me. Kyseessä on puitesopimus, jossa ei ole määräostovelvoitetta, ja jonka mukaiset hankinnat hyväksytään ohjausryhmässä.
Liitteissä on esitetty tarkemmin yhteistyösopimus, hallintamalli, palvelujen hinnoitteluperiaatteet sekä osaamiskeskuspalvelujen sisältö. Lisäksi liitteenä on kokonaisuutta selventävä PowerPoint-esitys. Palvelujen hinnoitteluperiaatteet on toimitettu aluehallituksen jäsenille kokousmateriaalin yhteydessä.
Päätöksenteon peruste:
Hankinta- ja sopimusohje: Sidosryhmähankinta 2M-IT OY (In-House)
Hyvinvointialueen hankinta- ja sopimusohjeessa säädetään, että kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat tulee kerätä vuosittaiselle hankintasuunnitelmalle, joka viedään aluehallituksen hyväksyttäväksi. Hankinta- ja sopimusohjeessa todetaan lisäksi, että mikäli hankintaa ei ole mainittu hyväksytyssä hankintasuunnitelmassa, mutta siihen on kuitenkin varattu talousarviossa määrärahat, voi viranhaltija päättää hankinnasta liitteessä 2 määriteltyjen hankintavaltuuksien puitteissa. Mikäli hankintasuunnitelman ulkopuolinen hankinta ylittää liitteessä 2 määritellyt viranhaltijan päätösvaltuudet, tulee hankinta esitellä päätettäväksi sellaiselle taholle, jonka päätösvaltuudet ovat hankinnan tekemiseksi riittävät.
Vuoden 2024 hankintasuunnitelman ollessa tällä hetkellä viranhaltijavalmistelussa ei kyseessä olevaa hankintaa ole vielä voitu vielä tuoda aluehallituksen käsittelyyn osana hankintasuunnitelmaa. Ko. hankinta on kuitenkin siinä määrin aikataulukriittinen, että se tulee voida saattaa loppuun mahdollisimman pian, eikä asiassa voida näin ollen odottaa hankintasuunnitelman 2024 käsittelyä. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää viranhaltijoiden päätösvaltuudet, joten näin ollen se tulee tuoda aluehallituksen päätöksentekoon.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.