Aluevaltuusto, kokous 15.4.2024

Perustelut

Kokoomuksen ja kristillisten valtuustoryhmä on jättänyt 11.12.2023 valtuustoaloitteen koskien kilpailutuksien toimintamallin tarkastamista. Valtuustoaloitteessa esitetään, että Satakunnan hyvinvointialueella valmistellaan käyttöön päivitetyt toimintamallit, millä varmistetaan, että kilpailutukset tulevat hoidettua niiden sisällön laajuuteen sopivalla riittävällä vastausaikajänteellä, tuotantoon siirron/kilpailutetun palvelun käyttöönoton ajankohta on realistinen jätetyn tarjouspyynnön ajankohtaan nähden ja näkymä tulevien vuosien laajoihin kilpailutuksiin avataan esimerkiksi vuosikellon avulla Satakunnan hyvinvointialueen www-sivustolle.

Hyvinvointialue on voimaanpanolain (616/2021) nojalla ottanut vastaan kunnista ja kuntayhtymistä siirtyvät hankintasopimukset. Vastaanotettujen sopimusten määrä on ollut noin viisi tuhatta kappaletta. Lakisääteisesti vastaanotettuja sopimuksia tarkasteltaessa on todettu, että sopimuskannassa on ollut huomattava määrä samaan hankintakohteeseen liittyviä päällekkäisiä hankintasopimuksia, kalenterivuoden 2022 lopussa päättyneitä hankintasopimuksia sekä muulla tavalla vajaita tai epätarkoituksen mukaisia sopimuskokonaisuuksia. Edellä mainittujen havaintojen perusteella on voitu edelleen todeta, että hyvinvointialueelle siirtynyt sopimuskanta on aiheuttanut sille merkittävän taloudellisen ja toiminnallisen riskin. Riskin hallintatoimenpiteeksi on päätetty, että vuoden 2023 aikana pyritään ensisijaisesti kilpailuttamaan ja saamaan voimaan hyvinvointialueen laajuiset hankintasopimukset sekä suurissa että keskisuurissa hankinnoissa ja toissijaisesti myös pienemmissä hankintakokonaisuuksissa. Käytännössä tämä on tarkoittanut lähes kaikkien suurten ja keskisuurten hankintakokonaisuuksien uudelleenkilpailuttamista vuoden 2023 aikana. Varovaisestikin arvioiden tämä on tarkoittanut kaksin-kolminkertaista volyymiä niin sanottuun normaaliin vuotuiseen kilpailutusvolyymiin verrattuna. 

Julkisten hankintojen osaajista on valtakunnallisestikin ollut pulaa hyvinvointialueiden aloittaessa toimintansa ja osaajapula jatkuu vuonna 2024 edelleen. Näin ollen kilpailutuksia suorittavan henkilöstöresurssin lisääminen ei ole ollut mahdollista eikä sitä olisi muutoinkaan voitu pitää tarkoituksen mukaisena, koska kilpailutusvolyymin odotetaan normalisoituvan viimeistään vuoden 2025 aikana eikä julkisten ammattilaisten hankintoja olisi ollut rekrytoivissa määräaikaisiin työsuhteisiin. 

Ottaen huomioon hankintojen merkittävän volyymin verrattuna käytettävissä olleeseen henkilöresurssiin on selvää, että vuosi 2023 on ollut hankintojen valmistelun osalta erittäin hektinen. Tästä on valitettavasti aiheutunut haasteita kilpailutusten aikataulutukselle ja aikataulutuksen ei voida sanoa olleen kaikilta osin hankkijan tai tarjoajien kannalta optimaalista. Kaikissa hankinnoissa on kuitenkin noudatettu vähintäänkin lakisääteisiä vastausaikoja, joiden ei kuitenkaan aina voida katsoa olevan tarkoituksen mukaisia. Varsinkin erityisen laajoissa hankintakokonaisuudessa em. minimiajat saattavat olla sekä hankkijan että tarjoajan kannalta melko tiukkoja. Asiaan liittyen on kuultu palautetta eri sidosryhmiltä ja palaute on todettu asianmukaiseksi. Näin ollen on sovittu seuraavista korjaavista toimenpiteistä:

1. Kilpailutusvolyymin normalisoituessa (vuoden 2024 aikana) erityisesti vaativiin kilpailutuskokonaisuuksiin pyritään varaamaan enemmän valmisteluaikaa sekä hankkijalle että tarjoajille. Tarkoituksen mukainen valmisteluaikataulu suunnitellaan tapauskohtaisesti.

2. Hyvinvointialueen hankintasuunnitelma vuodelle 2025 otetaan valmisteluun jo keväällä 2024. Vuosien 2023 ja 2024 hankintasuunnitelmat on aikataulupaineista ja hyvinvointialueen lainanottovaltuuteen liittyvistä avoimista kysymyksistä johtuen voitu valmistella lopulliseen muotoonsa vasta kunkin kalenterivuoden keväällä. Vuoden 2025 hankintasuunnitelman tiedot tulevat siis olemaan huomattavasti aiemmin käytettävissä ja tämä mahdollistaa paremman aikataulusuunnittelun sekä hankkijalle että tarjoajille.

3. Vuoden 2024 ensimmäisellä kvartaalilla käyttöön tuleva hankintasopimusten elinkaarten hallintajärjestelmä tulee mahdollistamaan kaikkien hankintasopimusten hallinnoinnin yhdessä tietojärjestelmässä. Ko. järjestelmä sekä kohdassa 2. mainitut toimenpiteet tulevat mahdollistamaan pidemmän aikavälin alustavan hankintakalenterin laatimisen ja julkaisemisen hyvinvointialueen nettisivustolla.