Kuvaus
1. Hankinnan kohde ja kokonaishinta
Hankinnan kohteena on EG Worksense -työpistevarausjärjestelmäpalvelu ja tilankäytön mittaussensorit. Hankinta toteutetaan Maakuntien tilakeskus Oy:n kautta. Maakuntien tilakeskus Oy on hyvinvointialueiden kiinteistö- ja toimitilahallinnon osaamiskeskus, joka tuottaa digitaalista tietoa, palveluita ja ratkaisuja hyvinvointialueiden toimitilajohtamiseen. Maakuntien tilakeskus Oy on kilpailuttanut työpistevarausjärjestelmän, joka sisältää myös mittaussensorit.
Hyvinvointialue hankkii omakseen yhteensä 191 mittaussensoria, joiden avulla voidaan mitata tilojen käyttöasteita.
Kiinteät tilankäytönmittaus sensorit asennettaan Studio Hansan ja Itäpuisto 7 toimistotiloihin. Näiden avulla kohteissa pystytään varamaan työpisteitä varausjärjestelmän avulla. Sensoreiden avulla saamme todellista tietoa käyttöasteesta näiden työpisteiden osalta.
Projektimittauksiin varataan yhteensä 60 mittaussensoria, joiden avulla mitataan eri kohteiden tilojen käyttöastetta tarpeen mukaan. Projektimittauksen kesto on n. 6–8 viikkoa, jotta saadaan huoneiden käyttöaste mahdollisimman todellisuutta vastaavaksi ilman mahdollisten arkijuhlapyhien vaikutusta. Projektimittauksista laaditaan vuosittain erillinen mittaussuunnitelma. Mittauksia tehdään vuodessa n. 5–6 kpl.
Hyvinvointialue hankkii käyttöönsä myös työpistevarausjärjestelmän, jota hallinnoidaan tilahallintajärjestelmä -Modulon kautta. Työpistevarausjärjestelmä otetaan tässä vaiheessa käyttöön Studio Hansan ja Itäpuisto 7 toimistotiloissa. Varausjärjestelmän käyttöä voidaan laajentaa tarpeen mukaan eri yksiköihin. Varausjärjestelmää voidaan käyttää myös ilman sensoreita, jolloin tilankäytönmittaustieto perustuu ainoastaan tehtyihin varaustietoihin, ei todennuttuun/mitattuun tietoon todellisesta käytöstä.
Kokonaishankinta koostuu seuraavista osista:
· Käyttöönottoprojekti 4 700 €, alv 0 %
· Laitteet 8 786 €, alv 0 %
· Projektisalkun aloituspaketti 2 000 €, alv 0 %
· Ensimmäinen mittauskohtainen projektimaksu 1 000 €, alv 0 %
Yht. 16 486 €, alv 0 %
Hankinnan kokonaishinta kaikkine kuluineen ilman arvonlisäveroa on yhteensä 16 486 € (alv 0 %) perustuen Maakuntien tilakeskuksen antamaan tarjoukseen tilankäytön mittaus- ja tilavaraus -palvelusta (tarjouksen pvm 15.12.2025).
Työpistevarausjärjestelmän käytön palvelumaksut pohjautuvat Maakuntien tilakeskuksen tarjoukseen. Kuukausittaiset käytöstä johtuvat palvelumaksut maksetaan toimitilajohtamisen käyttökustannusbudjetista.
2. Hankintamenettely
Hankinta on toteutettu seuraavalla menettelyllä:
Hankinta toteutetaan Maakuntien tilakeskus Oy:n kautta. Maakuntien tilakeskus Oy on kilpailuttanut hankinnan (työpistevarausjärjestelmä, joka sisältää myös mittaussensorit) valtakunnallisesti hyvinvointialueiden hyödynnettäväksi