§ 132 Timmi tilavarausjärjestelmän hankinta majoituspalveluille

Päätöksen peruste

Hyvinvointialueen hankinta- ja sopimusohjeen mukaan viranhaltijoiden päätösvalta hankintasuunnitelman ulkopuolissa hankinnoissa ovat seuraavat:

Vastuualuejohtaja: Voi päättää omaa vastuualuettaan koskevista hankinnoista seuraavasti: EU-kynnysarvon alittavat hankinnat, pois lukien rakennusurakat ja sosiaali- ja terveyspalvelut.

Kuvaus

1.   Hankinnan kohde ja kokonaishinta

Kiinteistösihteeri Maija Kurri

Hankinnan kohteena on Timmi ajanvarausjärjestelmä, Timmi Software Oy.ltä

Hankinnan kokonaishinta kaikkine kuluineen  on 5.130,00€/ vuosi  eli 427,50€/kk (alv 0%). Lisäksi käyttöönottokustannus 6.105,00 € (alv 0%).

Sata-alueella on vuokrattuja ja omistettuja asuntoja, joita luovutetaan opiskelijoiden ja henkilökunnan käyttöön tilapäistä majoitusta varten. Asunnoista 9 sijaitsee Porin Tornitalossa, lisäksi asuntoja on Kankaanpäässä (1), Harjavallassa (1), Huittisissa (2) ja Eurassa (4). Rauman asuntolassa huoneita on yhteensä 31.

Nykyinen majoitusvarausten hallinta perustuu manuaaliseen Excel-seurantaan, mikä aiheuttaa riskin varausten kirjaamisessa tapahtuville virheille, unohduksille sekä tiedon katoamiselle. Varaustilanteen tarkistaminen, varausten ylläpito ja majoituskyselyihin vastaaminen tehdään käsityönä, mikä sitoo runsaasti työaikaa. Tammi-lokakuussa 2026 majoitusten hallinnointiin liittyviä sähköpostikeskusteluja on ollut noin 450. Arvion mukaan tämä on tarkoittanut vähintään noin 1 350 lähetettyä sähköpostia. Merkittävä osa työajasta kuluu majoituskyselyihin vastaamiseen, varaustilanteen selvittämiseen sekä varausten ylläpitämiseen manuaalisessa Excel-seurannassa.

Esitän, että majoituspalvelu ottaa käyttöön TIMMI-tilavarausjärjestelmän sekä siihen liittyvän sähköisen asioinnin palvelun. Järjestelmä keskittää tilavarausten hallinnan yhteen palveluun, mahdollistaa asiakkaiden sähköisen asioinnin, vähentää manuaalista työtä sekä tuottaa ajantasaista tietoa tilojen käytöstä ja käyttöasteista. 

Tilavarausjärjestelmän vuosikustannus on 5.130,00€/vuosi (alv 0%). Pakollinen käyttöönottokustannus 6.105,00 (alv 0%). Sopimus jatkuu määräaikaisena kalenterivuosi kerrallaan. Sopimus voidaan irtisanoa päättymään kalenterivuoden vaihteessa, mikäli irtisanomisilmoitus on toimitettu viimeistään kolme (3) kuukautta ennen kalenterivuoden vaihtumista. 

2.   Hankintamenettely

Hankinta on toteutettu seuraavalla menettelyllä:

Hankintamenettelynä on suorahankinta. Peruste suorahankinnalle on hankintalain 1397 / 2016 40 §:n mukainen: 

Hankintayksikkö voi valita suorahankinnan,​ jos: 

Hankinnan kohteelle on yksinoikeudelliset syyt. 

Päätös

Päätän hankkia esityksen mukaisesti TIMMI-tilavarausjärjestelmän ja siihen liittyvän sähköisen asioinnin käyttöönoton hintaan 6.105,00 € (alv 0%) sekä 5.130,00 € (alv 0%) vuosittaisella ylläpitokustannuksella.